Datenverarbeitung – Sponsoring-Verträge & Zuwendungen

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung

Hochschule für Wirtschaft und Recht Berlin (HWR Berlin)
vertreten durch den Präsidenten Jens Hermsdorf
Badensche Straße 52
10825 Berlin
praesident(at)hwr-berlin.de

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Behördlicher Datenschutzbeauftragter: 
Klaus Hoogestraat
datenschutz(at)hwr-berlin.de

Datenverarbeitung

Die Art der zu verarbeitenden personenbezogenen Daten ergibt sich aus dem geschlossenen Sponsoring-Vertrag und den dem Vertrag beigefügten und ggf. nachgereichten Unterlagen.

Zwecke und Grundlagen der Datenverarbeitung

Die Daten werden für die Zwecke der Beantragung, Entscheidung, Auszahlung, Verwaltung, Überwachung und Verwendungsnachweisprüfung bezüglich freiwilliger Leistungen in Form von Zuwendungen der Verantwortlichen an die antragstellende Person verarbeitet. Sie dienen darüber hinaus der allgemeinen Dokumentation des Fördermitteleinsatzes. Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf der Grundlage der im Rahmen der Antragstellung erteilten Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sofern sich die Einwilligung darauf bezieht, können Ihre personenbezogenen Daten zudem in Berichten für interne Gremien bzw. Ausschüsse verarbeitet werden.

Ohne die Erhebung und Nutzung der personenbezogenen Daten können der Zuwendungsantrag nicht bearbeitet und Förderleistungen nicht gewährt werden. Für den Fall, dass Änderungen im Rahmen der förderrechtlichen Umsetzung auftreten, sind Sie verpflichtet, uns diese unverzüglich mitzuteilen. Wenn Sie uns die notwendigen Informationen und Unterlagen nicht zur Verfügung stellen, können wir die Förderung einstellen und zurückfordern. Die Daten der im Zuwendungsantrag durch Sie gegebenenfalls benannten gesetzlichen Vertreter, Mitarbeitenden, Ansprechpartner oder sonstigen Dritten werden gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO durch die HWR Berlin verarbeitet.

Empfänger oder Kategorien von Empfängern

Die personenbezogenen Daten werden erforderlichenfalls folgenden Empfängern bzw. Kategorien von Empfängern zugänglich gemacht:

1. Innerhalb der HWR Berlin mit der konkreten Zuwendung sowie mit allgemeinen oder übergreifenden Aufgaben befasste Bereiche der Verwaltung bzw. interne Kontrollgremien.
2. Als Auftragsverarbeitende nach Art. 28, 29 DSGVO sorgfältig ausgewählte Dienstleister, die nur im Rahmen der strengen Auflagen einer Datenverarbeitung im Auftrag für die HWR Berlin tätig werden
3. Weitere Parteien, wie

• Dritte Kofinanzierer für die beantragte Zuwendung
• Wirtschaftsprüfer zur Verwendungsnachweisprüfung, sofern vereinbart
• im Rahmen der Entscheidungsfindung beteiligte Gremien
• sonstige Dritte im Rahmen gesetzlicher Verpflichtungen (z. B. Aufsichtsbehörden) oder berechtigter Interessen (z. B. Gerichte, Rechtsanwälte, Versicherer)

Eine Übermittlung an ein Drittland oder eine internationale Organisation findet nicht statt.

Dauer der Speicherung

Die Daten werden ab Interessenbekundung bzw. Vertragsschluss bis zum Ende des Verfahrens sowie anschließend bis zum Ablauf der (haushaltsrechtlichen und zuwendungsrechtlichen) Aufbewahrungsfrist gespeichert. Die Unterlagen sind zehn Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt am 1. Januar des der Feststellung des Jahresabschlusses folgenden Haushaltsjahres. Bei Vorliegen berechtigter Interessen kann sich die Speicherdauer verlängern.

Betroffenenrechte

Jede von der Datenverarbeitung betroffene Person hat bei Vorliegen der Voraussetzungen nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) insbesondere folgende Rechte:

• Im Falle einer erteilten Einwilligung zur Datenverarbeitung: ein jederzeitigesWiderrufsrecht (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
  (Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.);
• Auskunftsrecht über die zu ihrer Person gespeicherten Daten und deren Verarbeitung(Art. 15 DSGVO);
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Recht auf Datenberichtigung, sofern ihre Daten unrichtig oder unvollständig sein sollten (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung der zu ihrer Person gespeicherten Daten, sofern eine der Voraussetzungen von Art. 17 DSGVO zutrifft
  (Das Recht zur Löschung personenbezogener Daten besteht ergänzend zu den in Art. 17 Abs. 3 DSGVO genannten Ausnahmen nicht, wenn eine Löschung wegen der besonderen Art der Speicherung nicht oder nur mit unverhältnismäßig hohem Aufwand möglich ist. In diesen Fällen tritt an die Stelle einer Löschung die Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO.)
• Recht auf Einschränkung der Datenverarbeitung, sofern die Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden, die Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen der betroffenen Person benötigt werden oder bei einem Widerspruch noch nicht feststeht, ob die Interessen des Verantwortlichen gegenüber denen der betroffenen Person überwiegen (Art. 18 Abs. 1 lit. b, c und d DSGVO)
  (Wird die Richtigkeit der personenbezogenen Daten bestritten, besteht das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung für die Dauer der Richtigkeitsprüfung.)
• Widerspruchsrecht gegen bestimmte Datenverarbeitungen, sofern an der Verarbeitung kein zwingendes öffentliches Interesse besteht, das die Interessen der betroffenen Person überwiegt, und keine Rechtsvorschrift zur Verarbeitung verpflichtet (Art. 21 DSGVO).

Beschwerderecht

Jede betroffene Person hat das Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde, wenn sieder Ansicht ist, dass ihre personenbezogenen Daten rechtswidrig verarbeitet wurden. Die Beschwerde kann gerichtet werden an: 

Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Alt-Moabit 59-61, 10555 Berlin
Telefon: +49 30 13889-0
Fax: +49 30 2155050
E-Mail: mailbox(at)datenschutz-berlin.de

Zuletzt aktualisiert im Februar 2025